Datenschutz | Douglas Marketing Solutions

Überblick
Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten
Zwecke der Datenverarbeitung, Rechtsgrundlagen und berechtigte Interessen, die von uns oder einem Dritten verfolgt werden sowie Kategorien von Empfängern
Ihre Rechte
1. Überblick
2. Widerspruchsrecht

1. Überblick

Die folgenden Datenschutzhinweise informieren Sie über Art und Umfang der Verarbeitung sogenannter personenbezogener Daten durch die Beauty Media Solutions GmbH.

Personenbezogene Daten sind Informationen, die Ihrer Person direkt oder mittelbar zuzuordnen sind bzw. zugeordnet werden können.

Mit Aufruf der Website/Applikation der Beauty Media Solutions GmbH werden verschiedene Informationen zwischen Ihrem Endgerät und unserem Server ausgetauscht. Hierbei kann es sich auch um personenbezogene Daten handeln. Die so erhobenen Informationen werden u.a. dazu genutzt, Ihnen die Inhalte der Webseite anzuzeigen und den Zugriff durch Unberechtigte zu verhindern.

2. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten

Diese Datenschutz-Information gilt für die Datenverarbeitung durch die

Beauty Media Solutions GmbH („Verantwortlicher“ oder „wir“, „uns“ etc.)“Data Controller” oder “we”, “us” etc.)
Luise-Rainer-Straße 7-11
40235 Düsseldorf
Managing Directors: Jessica Wegner, Philipp Andrée
Commercial register: Local Court of Düsseldorf HRB 87780
Telephone: +49 (0)211 16847 3321

Der/die betriebliche Datenschutzbeauftragte der Beauty Media Solutions GmbH ist unter der o.g. Anschrift, zu Hd. Abteilung Datenschutz, bzw. per E-Mail an datenschutz@douglas.de erreichbar.

3. Zwecke der Datenverarbeitung, Rechtsgrundlagen und berechtigte Interessen, die von uns oder einem Dritten verfolgt werden sowie Kategorien von Empfängern

3.1. Aufrufen unserer Website

Beim Aufrufen unserer Website/Applikation werden durch den auf Ihrem Endgerät zum Einsatz kommenden Browser automatisch Informationen an den Server unserer Website gesendet und temporär in einem sogenannten Log-File gespeichert. Folgende Informationen werden dabei auch ohne Ihr Zutun erfasst und bis zur automatisierten Löschung nach sieben Tagen gespeichert:

Die IP-Adresse des anfragenden internetfähigen Gerätes
Das Datum und die Uhrzeit des Zugriffs
Der Name und die URL der abgerufenen Datei
Die Website/Applikation, von der aus der Zugriff erfolgte (Referrer-URL)
Der von Ihnen verwendete Browser und ggfs. das Betriebssystem Ihres internetfähigen Rechners sowie der Name Ihres Access-Providers

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse folgt aus den nachfolgend aufgelisteten Zwecken:

Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus
Gewährleistung einer komfortablen Nutzung unserer Website/Applikation
Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität
Weitere administrative Zwecke

3.2. Kontaktaufnahme zur Beauty Media Solutions GmbH

Sie haben die Möglichkeit, auf unterschiedliche Weisen mit uns in Kontakt zu treten. Dazu zählt insbesondere die Kontaktaufnahme per Kontaktformular oder per E-Mail. Die im Rahmen einer Kontaktaufnahme mit uns stattfindende Datenverarbeitung kann, jeweils abhängig von dem Inhalt Ihrer Mitteilung, unterschiedlichen Zwecken dienen. In der Regel speichern und verarbeiten wir die angegebenen Daten weiter, um die Angelegenheit, wegen derer Sie uns kontaktiert haben, bearbeiten zu können.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen einer Kontaktaufnahme mit uns ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO, basierend auf unserem berechtigten Interesse, mit (potentiellen) Geschäftspartnern und sonstigen Dritten zu kommunizieren.

Ihre im Zusammenhang mit der Kontaktaufnahme gespeicherten Daten werden gelöscht, sobald sie nicht mehr erforderlich sind und sie keinen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (mehr) unterliegen. Die Prüfung, ob eine weitere Speicherung erforderlich ist, erfolgt mindestens jährlich. In der Regel sind wir verpflichtet, Kopien unserer Geschäftskorrespondenz für sechs Jahre (jeweils ab Jahresende) aufzubewahren. Rechtsgrundlage für diese Aufbewahrung ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c) DSGVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung).

3.3. Newsletter

Auf unserer Webseite bieten wir Ihnen die Möglichkeit, sich für unsere Newsletter anzumelden. Um sicher gehen zu können, dass bei der Eingabe der Emailadresse keine Fehler unterlaufen sind, setzen wir das sog. Double-Opt-In-Verfahren ein: Nachdem Sie Ihre Email-Adresse in das Anmeldefeld eingegeben haben, übersenden wir Ihnen einen Bestätigungslink. Erst wenn Sie diesen Bestätigungslink anklicken, wird Ihre Email-Adresse in unseren Verteiler aufgenommen. Die Verarbeitung Ihrer elektronischen Kontaktdaten erfolgt an dieser Stelle allein auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO).

Durch die Anmeldung willigen Sie ein, dass wir die zu Ihnen gespeicherten Daten (Name, Vorname, E-Mail Adresse, von Ihnen freiwillig erteilte Informationen wie z. B. Ihren Jobtitel, Ihre Telefonnummer) erheben, für die eigene Markt- und Meinungsforschung verwenden und Ihnen auf dieser Grundlage personalisierte Werbung und besondere Angebote ausschließlich zu unseren Produkten und Services zukommen lassen, und zwar per E-Mail, auf der Beauty Media Solutions Websites und bei jeder Form der Kontaktaufnahme von Ihnen zur Beauty Media Solutions GmbH.

Diese Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen, z.B. über den in jeder E-Mail enthaltenen ‚Abmelde‘-Link. Ihr Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der aufgrund Ihrer Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung Ihrer Daten für den jeweiligen Zweck.

3.4. Website analytics

Die folgenden Datenschutzhinweise informieren Sie über Art und Umfang der Verarbeitung sogenannter personenbezogener Daten durch die Beauty Media Solutions GmbH im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Teams sowie des Tools Microsoft Bookings. https://piwikpro.de/datenschutz/.

Zweck dieses Dienstes ist die Analyse des Nutzungsverhaltens durch die Besucher unserer Website. Ihr Browser übermittelt hierbei Daten über Ihre Nutzung unserer Website an Server von Piwik PRO bzw. von diesen beauftragten Dienstleistern in der EU gespeichert, wo sie entsprechend der Datenschutzrichtlinie von Piwik Pro weiter verarbeitet werden. Piwik PRO kann dafür Cookies, Tags, IP-Adressen und sog. Fingerprinting nutzen. Dies kann die Erhebung bzw. Verarbeitung der folgenden Daten umfassen:

Die (verkürzte) IP-Adresse des anfragenden internetfähigen Gerätes
Das Datum und die Uhrzeit des Zugriffs
Der Name und die URL der abgerufenen Datei
Die Website/Applikation, von der aus der Zugriff erfolgte (Referrer-URL)
Der von Ihnen verwendete Browser und ggfs. das Betriebssystem und weitere Eigenschaften Ihres internetfähigen Rechners (z.B. Ihre Bildschirmauflösung).

Die in diesem Zusammenhang verwendeten Cookies haben eine Speicherdauer von bis zu 2 Jahren. Soweit Piwik PRO die erhobenen Daten im Rahmen einer Auftragsverarbeitung speichert, ist die Speicherdauer dieser Daten auf höchsten 14 Monate beschränkt

Rechtsgrundlage für die mit Piwik Pro verbundene Verarbeitung Ihrer Daten ist Art 6 Abs. 1 a) DSGVO in Verbindung mit Ihrer Einwilligung. Sie können diese Einwilligung jederzeit in den Cookie-Einstellungen widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

3.5. Microsoft Bookings und Teams

Verantwortliche Stelle

Diese Datenschutzhinweise gelten für die Datenverarbeitung durch die:

Beauty Media Solutions GmbH

(„Verantwortlicher“ oder „wir“, „uns“ etc.)

Luise-Rainer-Straße 7-11

40235 Düsseldorf

Email: marketingsolutions(at)douglas.de

Telefon: +49 174 780 3806

und für die Nutzung des Tools Microsoft Bookings für die Einsicht und Vereinbarung von verfügbaren Terminen in Verbindung mit dem angebotenen Self-Service der Beauty Media Solutions GmbH. Zur Anmeldung stellen wir eine Microsoft Bookings Anmeldemaske bereit.

Des Weiteren gilt die Datenverarbeitung für die Nutzung des Tools Microsoft Teams für die Kommunikation über das Internet.

Zwecke und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Die Datenverarbeitungen führen wir aufgrund eines berechtigten Interesses nach Art. 6 Absatz 1 S. 1 f) DSGVO durch. Zweck und berechtigtes Interesse dieser Datenverarbeitung sind: Bereitstellung von Kommunikationsmöglichkeiten mit unseren Kund*innen, Geschäftspartner*innen und Interessent*innen über das Internet sowie zur internen Abstimmung. Des Weiteren dient die Datenverarbeitung zur vereinfachten Terminabstimmung.

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Terminabstimmung sowie der Durchführung von Teams Meetings Art. 6 Absatz 1 S. 1 b) DSGVO, soweit die Terminabstimmung und/oder Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Über Microsoft Teams können wir Ihnen eine Teilnahme per Video und Audio an unseren Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Onlineveranstaltungen (im Folgenden: Teams Meetings) anbieten. Hierbei erfolgt keine Aufzeichnung durch uns, es sei denn, wir haben vorab Ihre Einwilligung eingeholt.

Bei Teams Meetings können alle Teilnehmer*innen Ihre Audio- und Videoeingaben selbst einstellen. Eine unautorisierte Verarbeitung durch andere Teilnehmer*innen, bspw. durch eine Aufzeichnung der Besprechung, kann von uns nicht endgültig ausgeschlossen oder verhindert werden.

Nutzung von Microsoft Bookings und Microsoft Teams

Bei der Nutzung von Microsoft Bookings sowie Microsoft Teams können verschiedene Datenarten verarbeitet werden. Dies hängt auch davon ab, welche Daten Sie in der Microsoft Bookings Anmeldemaske eintragen und vor bzw. während einer Teilnahme an einem Teams Meeting angeben.

Wir verarbeiten folgende personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung von Microsoft Bookings:

Vor- und Nachname
Emailadresse
Telefonnummer
Logfiles

Wir verarbeiten folgende personenbezogene Daten im Rahmen der Nutzung von Microsoft Teams:

Angaben zur Benutzer*in (z.B. Profilbild, Anzeigename, Telefonnummer, Emailadresse, wenn Sie diese personenbezogen Daten angeben),
Logfiles
Protokolldaten,
Meeting-Metadaten (z. B. IP-Adresse, Datum, Uhrzeit, Zeitpunkt der Teilnahme, Meeting-ID, Ort usw.),
Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben die Möglichkeit, in einem Teams Meeting die Chatfunktion zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Teams Meeting anzuzeigen. Dateien, die Sie in Chats freigeben, werden im Microsoft OneDrive for Business-Konto von DOUGLAS gespeichert. Um Videos anzeigen zu können und Audiowiedergabe zu ermöglichen, werden während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera Ihres Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über Microsoft Teams abschalten bzw. stummstellen. Ferner werden Dateien, die Teammitglieder*innen in einem Kanal freigeben auf der SharePoint-Website des Teams Meetings gespeichert.

Sie können an Teams Meetings auch ohne eigenes Microsoft-Nutzungskonto teilnehmen. Wenn Sie für die Teilnahme ein eigenes Microsoft Nutzungskonto verwenden, können ergänzend Daten gemäß den Bestimmungen Ihres Microsoft-Nutzungskontos verarbeitet werden.

Ihre personenbezogenen Daten werden 90 Tage nach Deaktivierung ihres Zuganges gelöscht. Die Deaktivierung können Sie über das Microsoft Benutzerprofil selbst vornehmen oder bei uns anfordern.

Sie haben die Möglichkeit, auf unterschiedliche Weise mit uns in Kontakt zu treten. Dazu zählt insbesondere die Kontaktaufnahme per E-Mail an marketingsolutions(at)douglas.de. Die im Rahmen einer Kontaktaufnahme mit uns stattfindende Datenverarbeitung kann, jeweils abhängig von dem Inhalt Ihrer Mitteilung, unterschiedlichen Zwecken dienen. In der Regel speichern und verarbeiten wir die angegebenen Daten weiter, um die Angelegenheit, wegen derer Sie uns kontaktiert haben, bearbeiten zu können.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen einer Kontaktaufnahme mit uns ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 f) DSGVO, basierend auf unserem berechtigten Interesse, mit (potentiellen) Geschäftspartnern und sonstigen Dritten zu kommunizieren.

Ihre im Zusammenhang mit der Kontaktaufnahme gespeicherten Daten werden gelöscht, sobald sie nicht mehr erforderlich sind und sie keinen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (mehr) unterliegen. Die Prüfung, ob eine weitere Speicherung erforderlich ist, erfolgt mindestens jährlich. In der Regel sind wir verpflichtet, Kopien unserer Geschäftskorrespondenz für sechs Jahre (jeweils ab Jahresende) aufzubewahren. Rechtsgrundlage für diese Aufbewahrung ist Artikel 6 Absatz 1 c) DSGVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung).

Kategorien von Empfängern

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Bookings sowie der Teilnahme an Teams Meetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger

Microsoft Ireland Operations Limited (nachfolgend “Microsoft”)

One Microsoft Place

South County Business Park Leopardstown

Dublin 18

D18 P521

Ireland

Microsoft Bookings und Microsoft Teams sind Produkte aus der Software Microsoft Office 365 der Firma. Die Datenverarbeitung mit Office 365 erfolgt in unserem Auftrag auf Servern in Rechenzentren in der Europäischen Union in Irland und den Niederlanden. Microsoft erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Microsoft Bookings“ und „Microsoft Teams“ vorgesehen ist.

Zum Zweck der Fernwartung kann Microsoft einen Remote-Zugriff beantragen. Dieser Zugriff wird von uns im Einzelfall geprüft und genehmigt, sofern dies zur Ausführung von Supportleistungen durch Microsoft (bspw. zur Fehlerbehebung) notwendig ist. In diesem Fall kann ein solcher Zugriff auch von verbundenen Unternehmen von Microsoft von außerhalb der Europäischen Union aus erfolgen. Ausschließlich für diesen Fall des Zugriffs von außerhalb der Europäischen Union im von uns genehmigten Einzelfall haben wir Standardvertragsklauseln mit Microsoft abgeschlossen. Eine Kopie der Standardvertragsklauseln von Microsoft finden Sie in den Microsoft Nutzungsbedingungen für Onlinedienste („MicrosoftOnlineServicesTerms“), deren aktuellen Stand Sie in Ihrer Sprache unter folgendem Link abrufen können:

https://www.microsoftvolumelicensing.com/DocumentSearch.aspx?Mode=3&DocumentTypeId=31.

Microsoft behält sich gemäß seiner Datenschutzerklärung vor, Kundendaten zu eigenen legitimen Geschäftszwecken zu verarbeiten.

Auf diese Datenverarbeitungen durch Microsoft haben wir keinen Einfluss. In dem Umfang, in dem Microsoft Teams personenbezogene Daten in Verbindung mit den legitimen Geschäftszwecken verarbeitet, ist Microsoft unabhängiger Verantwortlicher für diese Datenverarbeitungstätigkeiten und als solcher verantwortlich für die Einhaltung aller geltenden Datenschutzbestimmungen. Falls Sie Informationen über die Verarbeitung durch Microsoft benötigen, bitten wir Sie die entsprechende Erklärung von Microsoft einzusehen:

https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.

Ihre Rechte

Den Vorgaben der DSGVO entsprechend haben Sie unterschiedliche Rechte, die Sie uns gegenüber geltend machen können. Hierzu zählt u.a. das Recht, Widerspruch gegen ausgewählte Datenverarbeitungen, insbesondere Datenverarbeitungen zu Werbezwecken, einlegen zu können. Neben dem Recht auf Widerruf Ihrer uns gegenüber erteilten Einwilligungen stehen Ihnen bei Vorliegen der jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen die folgenden weiteren Rechte zu: Recht auf Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten persönlichen Daten gem. Art. 15 DSGVO, Recht auf Berichtigung unrichtiger oder auf Vervollständigung richtiger Daten gem. Art. 16 DSGVO, Recht auf Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten gem. Art. 17 DSGVO, Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten gem. Art. 18 DSGVO, Recht auf Datenübertragbarkeit gem. Art. 20 DSGVO, Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes wenden.

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 f) DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling. Wie verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Widerspruchsrecht

Werden Ihre personenbezogene Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden die personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.

Wir passen diese Datenschutzinformationen an veränderte Funktionalitäten oder geänderte Rechtslage an. Daher empfehlen wir Ihnen, die Datenschutzinformationen in regelmäßigen Abständen zur Kenntnis zu nehmen.

Status: 24.07.2024

3.6. Categories of recipients

Für bestimmte Aufgaben können wir externe Dienstleister mit der Datenverarbeitung beauftragen (z. B. Rechenzentren, Berater). Wann immer wir mit solchen Dienstleistern zusammenarbeiten, sind diese durch vertragliche Vereinbarungen in gleicher Weise wie wir zur Beachtung des Datenschutzes verpflichtet.

4. Ihre Rechte

4.1. Überblick

Recht auf Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten persönlichen Daten gem. Art. 15 DSGVO
Recht auf Berichtigung unrichtiger oder auf Vervollständigung richtiger Daten gem. Art. 16 DSGVO
Recht auf Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten gem. Art. 17 DSGVO
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten gem. Art. 18 DSGVO
Recht auf Datenübertragbarkeit gem. Art. 20 DSGVO
Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes wenden

4.2. Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling. Wie verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.